Bir alıcı teklif istediğinde saat işlemeye başlar. Aynı talebi büyük olasılıkla birden fazla tedarikçiye iletmiştir. İlk net, anlaşılır teklifi sunan taraf, görüşmenin çerçevesini belirler: fiyat beklentisi, teknik şartname ve teslim koşulları onun teklifine göre şekillenir. Hız, tek başına satışı kazandırmaz ama kaybetme olasılığını belirgin biçimde azaltır.
Neden teklifler gecikir?
Çoğu firmada talep ile teklif arasında şu adımlar vardır:
- Talebin e-postayla gelmesi ve doğru kişiye ulaşması.
- Teknik gereksinimin anlaşılması, eksik bilgilerin sorulması.
- Ürün seçimi, maliyetin ve fiyatın hesaplanması.
- Yönetici onayı.
- Teklif belgesinin hazırlanması ve gönderilmesi.
Her adım küçük görünür; ama araya toplantılar, izinler ve başka işler girince bir iki gün haftalara, haftalar aya dönüşür. Gecikmenin ana nedeni genellikle bilginin dağınıklığıdır: fiyat bir tabloda, teknik özellik bir katalogda, önceki benzer teklif başka birinin e-posta kutusundadır.
Hız ne değiştirir?
- Çerçeveyi siz belirlersiniz. İlk teklif tartışmanın zeminini kurar.
- Alıcının ilgisi taze kalır. Talepten sonraki ilk günlerde ilgi en yüksektir.
- Profesyonellik algısı artar. Hızlı ve düzenli teklif, hizmetin de hızlı ve düzenli olacağı izlenimini verir.
- Rakibe zaman bırakmazsınız. Alıcı karar vermeden önce yeterli teklifi almış olur.
Dikkat: Hız kaliteden ödün vermek demek değildir. Yanlış fiyat ya da eksik şartname içeren hızlı bir teklif, geç ama doğru bir tekliften kötüdür. Amaç; doğruluğu koruyarak bekleme süresini azaltmaktır.
Hızı sağlayan üç hazırlık
1. Fiyat mantığını yazılı hâle getirin
Fiyatın nasıl oluştuğunu (maliyet, marj, miktar kademesi, ülke, ödeme koşulu, teslim şekli) kişilerden bağımsız olarak tarif edin. Fiyat sadece bir kişinin kafasındaysa o kişi toplantıdayken teklif bekler.
2. Teknik bilgiyi tek yerde toplayın
Ürün özellikleri, sertifikalar, uygulama alanları ve sık sorulan teknik sorular tek bir bilgi bankasında olsun. Teklif hazırlayan kişi her seferinde mühendise sormak zorunda kalmasın.
3. Onay akışını kısaltın
Hangi tutarın üzerinde kimin onayı gerektiğini önceden belirleyin. Standart ürünler için onayı hızlandıran kurallar, özel ürünler için ayrı bir akış tanımlayın.
Teklif robotu nasıl yardımcı olur?
Teemour’un teklif aşaması, yukarıdaki üç hazırlığı sisteme öğretir ve talep geldiğinde şunu yapar: talebi ürün bilginizle eşleştirir, güncel fiyat mantığınıza göre bir teklif taslağı hazırlar, pazar ve rakip aralığı ile birlikte onayınıza sunar. Siz taslağı inceler, düzeltir ya da onaylarsınız. Onayınız olmadan teklif müşteriye gitmez. Böylece hız artar, kontrol sizde kalır.
Hızı ölçün
Başlangıç olarak üç sayıyı izleyin:
- Talepten ilk yanıta geçen süre.
- Talepten teklife geçen süre.
- Tekliften sonra yanıt alma ve kazanma oranı.
Üç ay sonra bu sayıları karşılaştırırsanız hızın etkisini kendi verilerinizle görürsünüz.
Özet: Teklif hızı bir kişinin gayreti değil, bir sistemin sonucudur. Bilgiyi toplayın, fiyat mantığını yazın, onayı kısaltın; kontrolü elinizde tutarak hızlanın.
Bir sonraki adım
Bunu kendi firmanızda nasıl çözeriz?
15 dakikalık online gösterimde Teemour’un firmanızın pazarını nasıl taradığını ve teklifi nasıl hazırladığını görün.
